یادداشت، مهدی کاظمیان
عصرکاسپین/
۲۷ اردیبهشت ماه روزی است که درسطح جهانی نیز به عنوان روز ارتباطات وجامعه اطلاعاتی نامگذاری شده است، به عنوان روز روابط عمومی و ارتباطات تعیین گردید. این روز فرصتی است تا نقش و جایگاه روابط عمومی را بعنوان یک حرفه و هنر مهم مورد بازخوانی و توجه ویژه قرار دهیم.
مهدی کاظمیان به مناسبت روز روابط عمومی ها نوشت:
در دنیای امروز و در تمامی نظام های اجتماعی و مدیریتی، روابط عمومی ها به عنوان عناصر قوی درارزیابی وتقویت برنامه ها وپیشبرد اهداف سازمانها، نقش ویژه و مهمی در جهت ایجاد ارتباط و تعاملات فکری و اطلاعاتی ایفاء می کنند و نقش روابط عمومی(Public Relations) و حیطه و تأثیر فعالیت آن درارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی در سطح خرد و کلان برهیچکس پوشیده نیست. از این جهت تمامی فعالان جامعه دربخشهای مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و غیره جویای روابط عمومی هایی هستند که آنان را درطراحی روشهای معقول و تعیین خط مشی های مرتبط با آینده یاری دهند.
بر این اساس هر نهاد وسازمان بر اساس وظایف و مأموریت های خود، از طریق روابط عمومی ارتباطی مؤثر و هدفمندی را با مخاطبان و گروه‌هایی که با سازمان در ارتباطند برقرار می‌کند. این وظیفه مهم در حوزه همه موضوعات و مطالب و اخباری انجام می‌شود که به منافع مخاطبان آنان مربوط است. هرچند عموماً فعالیت روابط عمومی ها چندان مستقیم و ملموس نیست؛ اما همواره تأثیرات گسترده ای از خود برجا می گذارند.
امروزه در تمام دنیا سازمانهای موفق سازمانهایی هستند که مدیران و کارکنان روابط عمومی آنها بدانند که چگونه باید به شکلی شفاف و آگاهانه به تجزیه و تحلیل امور مبتلابه سازمان خود و رفع و رجوع مسائل بپردازند و نقش مهم خود را در تعیین سمت و سوی سیاست‌های همگانی ایفا کنند. بر این اساس یکی از حیطه های کاری و وظایف روابط عمومی در کنار اموری چون تولیدات و فرآورده های خبری، و از جمله روابط عمومی بحران است. روابط عمومی بحران وظیفه دارد که ضمن ارائه اطلاعات درست و جامع و به موقع به مخاطبان و ذی نفعان سازمان متبوع، به اتهامات ناروا و یا اطلاعات نادرست نیز پاسخ دهد.
از سوی دیگر، در عصر حاضر که اقتصاد و تجارت و ارائه خدمات بر اساس مشتری مداری عمل می کند، تمام شرکت هایی که به دنبال برنامه درازمدت برای سوددهی کارشان هستند، سعی در جلب رضایت مشتریان، حفظ مشتری و تبلیغ غیر مستقیم از طریق مشتریان دائمی و غیر دائمی می نمایند؛ اما یکی از بزرگترین تفاوتهای روابط عمومی و تبلیغات در برنامه ریزی است به طوری که روابط عمومی برای بلند مدت برنامه ریزی می کند اما تبلیغات در کوتاه ترین زمان ممکن بدنبال نتیجه است. بر این اساس روابط عمومی با صبر وحوصله و اختصاص زمان به مشتری برای فکر کردن و نیز همین زمان برای شرکت در جهت جلب رضایت هرچه بیشتر مشتریان و مخاطبان و ارائه خدمات بهتر و در نهایت ارائه چهره واقعی و شفاف هر شرکت و سازمان به مخاطبان از وظایف مهم روابط عمومی است.
وظیفه ی حساس دیگری که برای روابط عمومی ها مطرح است، ساختن چهره ای مناسب از سازمان در میان مردم و مخاطبان اصلی سازمان یا شرکت و نیز مطرح کردن نام (Brand) در بین این همه سازمان و شرکت که می توان گفت روزانه به تعداد آنها افزوده می شود، کاری است که تنها یک روابط عمومی حرفه ای و آگاه از عهده آن بر می آید. سازمان ها امروزه به رابطه متقابل با مشتریان خود و سایر سازمان هایی که لازم است با آنها تعامل داشته باشند نیاز مبرم دارند تا در عرصه رقابت با سایرین از صحنه خارج نشوند.
روابط عمومی ها باید بتوانند گزارش و عملکرد سازمان خود را به زبان ساده و به نحوی مناسب و مفید مطرح کنند، لذا امروزه باید علل عدم انعکاس کارکرد و خروجی مناسب و موثر و یا عدم تحقق اهداف و مأموریتهای سازمانی را در ارزیابی عملکرد روابط عمومی سازمانها و وزارتخانه‌ها و نهادها جست که نتوانسته اند حلقه‌ی ارتباط هر سازمان با مردم و رسانه‌ها باشند. در این راستا، روابط عمومی‌ها باید بتوانند با استفاده از بهترین فناوری ها و شیوه های مدرن و نوین ارتباطی و رسانه ای و نیز بهره مندی از ظرفیت های بخش های خصوصی وابسته و نیز مدیران حرفه ای و متخصص در بخش روابط عمومی و رسانه ای نقش مهم و کلیدی خود در رشد و توسعه و نیز تحقق اهداف سازمان خود را ایفاء نمایند.
همکاری و تعامل روابط عمومی‌ها با رسانه‌ها بر اساس اعتماد متقابل از نکات مهم دیگر در عملکرد مثبت و موفقیت های یک سازمان است؛ زیرا روابط عمومی نقشهای گوناگونی را درجایگاههای متفاوت وشرایط متمایز ازیکدیگر ایفا می‌کند که رسانه ها قادر به انعکاس مناسب و سریع آن می باشند.
هنر روابط عمومی این است که بتواند امکانات وشرایط محیط بیرونی را تشخیص داده وآنان را با امکانات درون سازمان پیوند دهد و بنابراین اجرای فرامین درون سازمانی را تسهیل نماید ودرنهایت ارتباط سازمان را با بیرون ازآن، بدرستی برقرار سازد.
امروزه وقتی از روابط عمومی سخن می‌گوییم، در واقع مؤلفه‌های دیگری چون: روابط عمومی الکترونیک و دیجیتال و سایبر (استفاده از شبکه‌های اینترانت، اکسترانت و اینترنت)، روابط عمومی آنلاین، اتاق اطلاعات و خبر آنلاین، روابط عمومی مجازی، و حضور فراتر از شبکه جهانی وب و انواع ابزارها و امکانات رایانه‌ای و مخابراتی –چون نظرسنجی از طریق تلفن گویا-، امور فرهنگی چون نمایشگاهها، انتشارات، سنجش افکار و پژوهش و برنامه‌ریزی و غیره نیز به میان می‌آیند که علاوه بر مأموریت‌ها و وظایف یاد شده، اعلان مواضع سازمان، روابط و تنظیم افکار عمومی، هدایت و راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولان سازمان، برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی به مردم درباره عملکرد سازمان، تنویر افکار عمومی، تدوین برنامه ی مصاحبه‌های مسئولان سازمان با مطبوعات، تهیه و تنظیم اطلاعات پایه‌ای از سازمان برای ارائه به مراجعان و میهمانان سازمان به زبانهای مختلف، ایجاد ارتباط حسنه با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری بهینه از آنها برای‌اطلاع‌رسانی به مردم، سنجش افکار و پژوهش و برنامه‌ریزی، روابط عمومی بین‌المللی، ایجاد قدرت مشاوره مدیریتی، حضور قدرتمند در تشکیلات سازمان، ایفای نقش سخنگو و مشاور، تنظیم ارتباطات درون سازمانی و مانند آن را عهده دار است.
بر این اساس انتظاراتی که از روابط عمومی در سازمانها در ابعاد مختلف کاری مهم وجود دارد، بدون وجود نیروهای شایسته، توانمند و متخصص که کار در روابط عمومی را افتخار بدانند میسر نخواهد بود.
خدا را شاکریم که سال‌ها با تلاش و پیگیری دست‌اندرکاران روابط عمومی و جامعه، روابط عمومی ایران به ثمر نشست و جامعه روابط عمومی ایران را صاحب روز ملی کرد. ۲۷ اردیبهشت ماه روزی است که درسطح جهانی نیز به عنوان روزارتباطات وجامعه اطلاعاتی نامگذاری شده است، به عنوان روز روابط عمومی و ارتباطات تعیین گردید. این روز فرصتی است تا نقش و جایگاه روابط عمومی را بعنوان یک حرفه و هنر مهم مورد بازخوانی و توجه ویژه قرار دهیم.
ضمن گرامیداشت این روز، رشد و توسعه این حرفه‌ی مهم و ارزشمند در کشور عزیزمان و نیز موفقیت روزافزون را برای همه دست اندرکاران روابط عمومی کلیه‌ی سازمانها و نهادهای کشور و بخش‌های خصوصی و سایر مراکز و موسسات، آرزومندیم.