ابلاغ بخشنامه های ساماندهی ماموریت های اداری و رفع تداخل جلسات با امور جاری و ملاقات عمومی مدیران
عصرکاسپین ؛ پیرو جلسه شورای اداری استان در مورخ ۲۷ بهمن ۹۷ و در راستای اصلاح رفتارهای اداری، بخشنامه های ”ساماندهی ماموریت های اداری“ و ” رفع تداخل جلسات اداری با انجام امور جاری و ملاقات عمومی“ مدیران استانی و شهرستانی توسط دکتر مصطفی سالاری استاندار گیلان ابلاغ شد.
متن بخشنامه های مذکور به این شرح است:
«بخشنامه به کلیه دستگاه های اجرایی و فرمانداری های سراسر استان»
”ساماندهی مأموریت‌های اداری مدیران استانی و شهرستانی“
در راستای کاهش مأموریت‌های غیرضروری و انطباق کامل مأموریت‌ها با اهداف و برنامه‌های سازمانی، به استناد بندهای ۲۹ و ۳۰ ماده ۲ و همچنین مواد ۹، ۱۱، ۱۲ و ۱۹ آئین نامه شرح وظایف استانداران و فرمانداران مصوب ۱۳۷۷ شورای عالی اداری و پیرو تصمیم و تأکید اعلامی در نشست شورای اداری استان به تاریخ ۴/۱۱/۱۳۹۷، رعایت موارد زیر در اعزام به مأموریت‌های اداری ضروری است:
۱.مأموریت (یا سفر اداری) مدیران استانی به خارج از استان:
۱/۱) در راستای انتظام بخشی و انطباق مأموریت مدیران به خارج از استان با وظایف و مأموریت‌های استانی آنان، مدیران کل استانی نسبت به اعلام تاریخ مأموریت و سفر با ذکر ساعت خروج و ورود به استان و همچنین شرح کارها و برنامه‌هایی که مأموریت و سفر، بدان منظور انجام می‌پذیرد، از طریق تکمیل کاربرگ شماره ۱ و ارسال آن حداقل ۴۸ ساعت قبل از مأموریت (یا سفر) به دفتر استاندار و ارائه رونوشت به دبیرخانه هماهنگی و پیگیری‌های ویژه استانداری، اقدام نمایند.
۱/۲) در خاتمه و حداکثر ۲۴ ساعت پس از مأموریت (یا سفر)، مدیران استانی نسبت به اعلام اقدامات، برنامه‌ها، پیگیری‌ها و دستاوردهای مأموریت (یا سفر) خود از طریق تکمیل و ارسال کاربرگ شماره ۲ به دبیرخانه ستاد هماهنگی و پیگیری‌های ویژه استانداری اقدام نمایند.
۱/۳) دبیر ستاد هماهنگی و پیگیری‌های ویژه، نسبت به تجمیع و تدوین فهرست مأموریت‌ها یا سفرهای اداری هر یک از مدیران کل با ذکر پیگیری‌ها و دستاوردهای حاصل از مأموریت‌ها و سفرهای اداری در قالب گزارش یکماهه و اعلام به استاندار و ارائه رونوشت به مدیر استانی اقدام می نماید.
۲.مأموریت یا سفر اداری مدیران استانی به شهرستان های تابعه استان:
۲/۱) مأموریت و سفرهای موضوع بخشنامه «سفر هفتگی مدیران کل دستگاه های اجرایی به شهرستان ها»، در چارچوب اعلامی آن بخشنامه انجام می پذیرد.
۲/۲) سایر سفرهای موردی، بازدیدها و سرکشی‌ها و بطور کلی مأموریت‌ها و سفرهایی که در انجام وظایف و مأموریت سازمانی به شهرستان های تابعه استان صورت می‌پذیرد، ضمن اطلاع قبلی به فرماندار (حتی الامکان ۲۴ ساعت قبل از سفر) انجام می شود و نتیجه اقدامات نیز در خاتمه سفر تکمیل و از طریق ارسال کاربرگ شماره ۳، حداکثر ۲۴ ساعت پس از سفر، به اطلاع فرماندار رسیده و رونوشت گزارش مذکور برای دبیرخانه ستاد هماهنگی و پیگیری‌های ویژه ارسال می‌گردد.
۳.انطباق و تنظیم تاریخ و زمان مأموریت (و سفر اداری) با امور شخصی در مقصد (نظیر ادامه تحصیل، تدریس یا سایر امور غیرمرتبط با مسوولیت اداری) مطلقاً ممنوع می‌باشد.
۴.ساماندهی و نظارت بر مامویت اداری مسئولین شهرستانی به خارج از شهرستان، به شرح فوق، در سازوکار متناظر، به استناد ماده ۲۴ آئین نامه شرح وظایف استانداران و فرمانداران مصوب ۱۳۷۷ شورای اداری، به عهده فرماندار می باشد.
۵.ستاد هماهنگی و پیگیری های ویژه استانداری با همکاری دفتر بازرسی، ارزیابی عملکرد و امور حقوقی، وظیفه نظارت بر اجرای مفاد بخشنامه را عهده‌دار می‌باشد.
مصطفی سالاری
استاندار گیلان
“رفع تداخل جلسات اداری با انجام امور جاری و ملاقات عمومی مدیران استانی و شهرستانی”
نظر به ضرورت پاسخگویی سریع، شفاف و مسئولانه به مراجعات مردمی و پیرو تصمیم و تأکید اعلامی در جلسه شورای اداری استان (تاریخ ۴/۱۱/۱۳۹۷) و در راستای حضور تمام وقت مدیران استانی و شهرستانی در روزهای سه‌شنبه هر هفته که ملاقات عمومی پیش‌بینی گردیده است، موارد زیر جهت اجرا ابلاغ می‌گردد؛
۱.روزهای سه‌شنبه، کلیه مدیران استانی و شهرستانی، در راستای پاسخگویی مناسب در ملاقات عمومی، باید در محل کار حضور داشته باشند و بجز در موارد ضروری، مرخصی و مأموریت اداری آنان به سایر ایام هفته موکول گردد.
۲.برگزاری جلسات اداری که مستلزم حضور مدیران کل یا روسای دستگاههای اجرایی شهرستان می‌باشد، بجز در موارد اجتناب ناپذیر با تشخیص معاونین استاندار در سطح استان و فرماندار در سطح شهرستان، در ساعات اداری روزهای سه‌شنبه (از اول وقت اداری تا ساعت ۱۶) اکیداً ممنوع می باشد.
۳.در سایر ایام اداری هفته نیز، در مواردی که جلسات مذکور در بند ۲ مستلزم حضور تعدادی از مدیران استانی یا شهرستانی دستگاههای اجرایی می‌باشد، حتی‌الامکان این جلسات به خارج از ساعات معمول مراجعات مردمی (قبل از ساعت ۹ صبح و پس از ۱۴:۳۰ بعدازظهر) موکول شود، به نحوی که هیچ بخش از جلسات در دامنه زمانی مذکور برگزار نگردد. موارد ضروری با تشخیص مراجع مذکور در بند ۲ و موارد مستلزم حضور میهمانان خارج از استان، از این محدودیت مستثناء است.
۴.در ملاقات عمومی و کلیه مراجعات مردمی، رسیدگی و ارائه نتیجه و پاسخ اقناعی به ارباب رجوع، مورد تأکید است و باید از هدایت افراد به مراجع بالادست یا غیرتخصصی، غیرمرتبط و حاکمیتی، خودداری شود.
۵.در رسیدگی به مراجعات ارباب رجوع، سازوکار رصد و پیگیری مستمر براساس فهرست تنظیمی ملاقات کنندگان و مراجعین در هر دستگاه استانی و شهرستانی راه اندازی می گردد. یک نفر متصدی واحد پیگیری توسط هر یک از مسئولین تعیین می گردد تا ضمن پیگیری تا حصول و اعلام نتیجه، هر پیگیری و نتیجه آن را در فهرست مذکور ثبت نماید.
۶.لازم است فهرست ملاقات کنندگان هفتگی جهت ارائه در بازرسی‌های دوره‌ای و موردی، بصورت تجمیعی . مدون، ثبت و نگهداری شود تا برای واحدهای نظارتی تابعه استانداری و فرمانداری، امکان تماس با شهروندان ملاقات کننده و میزان و چگونگی رسیدگی و پیگیری بعدی به درخواست و موضوع آنان، همواره فراهم باشد.
۷.در راستای تسهیل در دسترسی شهروندان به مسئولین استانی و شهرستانی، روز یکشنبه برای حضور فرمانداران و روسای ادارات شهرستانی، در مرکز استان تعیین می گردد. در صورت لزوم حضور نامبردگان در سایر ایام هفته بنا به ضرورت، در خصوص فرمانداران با هماهنگی معاون سیاسی، امنیتی و اجتماعی استاندار و در خصوص روسای ادارات شهرستانی با هماهنگی مدیرکل دستگاه اجرایی مربوطه و اطلاع فرماندار می باشد.
۸.در راستای دسترسی عادلانه کلیه شهروندان برای ملاقات با مسئولین استانی و شهرستانی، فهرست تنظیمی متقاضیان توسط میزخدمت و سامد، برای تهیه فهرست ملاقات شوندگان مورد استفاده قرار می گیرد و به سایر طرق و روشها نیز برای تسهیل دسترسی عادلانه و آزادانه بهره،گیری شود.
۹.نظارت بر اجرای مفاد بخشنامه به عهده اداره کل مدیریت عملکرد، بازرسی و امور حقوقی استانداری، محول می گردد تا با بهره گیری از ظرفیت رسانه ها، فضای مجازی و سامانه ارتباط مردم و دولت (سامد) و بازرسی موردی و دوره ای و سایر طرق، بر این مهم نظارت نماید.
مصطفی سالاری
استاندار گیلان